Der wichtigste Prozess in fast jedem Betrieb ist der, der Geld bringt: von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Genau dieser Weg ist aber oft erstaunlich chaotisch — ein Zettel hier, eine E-Mail dort, eine Erinnerung im Kopf. Jede Lücke kostet entweder Zeit oder Geld. Es lohnt sich, ihn einmal bewusst aufzusetzen.
Die fünf Stationen
Reduziert auf das Wesentliche hat der Auftragsprozess fünf Stationen:
- Anfrage — jemand meldet Interesse.
- Angebot — Sie machen ein konkretes, nachvollziehbares Angebot.
- Auftrag — das Angebot wird angenommen, die Leistung wird erbracht.
- Rechnung — Sie stellen die Leistung in Rechnung.
- Zahlung — das Geld geht ein (oder eben nicht — dann braucht es eine Erinnerung).
An jeder Übergangsstelle kann etwas verloren gehen. Die Kunst besteht darin, diese Übergänge dicht zu machen.
Wo es typischerweise hakt
In der Praxis sind es immer dieselben Lecks:
- Anfrage → Angebot: Anfragen bleiben liegen, weil unklar ist, wer sie bearbeitet. Schnelligkeit entscheidet hier oft über den Auftrag.
- Angebot → Auftrag: Niemand fasst nach. Ein offenes Angebot ohne Rückfrage ist halb verschenkt.
- Auftrag → Rechnung: Die erbrachte Leistung wird zu spät oder unvollständig abgerechnet.
- Rechnung → Zahlung: Überfällige Rechnungen werden nicht systematisch verfolgt.
Daten nur einmal erfassen
Der größte Zeitfresser in diesem Prozess ist die Mehrfacherfassung: Kundendaten ins Angebot, dann in den Auftrag, dann in die Rechnung, dann in die Buchhaltung. Jedes Abtippen kostet Zeit und produziert Fehler.
Das Ziel ist, Kundendaten und Leistungspositionen einmal zu erfassen und sie durch den ganzen Prozess wandern zu lassen — vom Angebot bis zur Rechnung. Genau dafür sind durchgängige Werkzeuge gemacht: eine Software, in der eine Position nur einmal entsteht und dann ohne erneutes Tippen den ganzen Vorgang begleitet.
Nachfassen ist Teil des Prozesses
Viele behandeln das Nachfassen — bei offenen Angeboten wie bei überfälligen Rechnungen — als unangenehme Ausnahme. Dabei ist es ein fester Bestandteil eines gesunden Auftragsprozesses. Ein freundliches, automatisches Erinnern nach einer definierten Frist holt erstaunlich viele Aufträge und Zahlungen herein, die sonst einfach liegen geblieben wären.
Definieren Sie feste Regeln: Wann wird ein offenes Angebot nachgefasst? Nach wie vielen Tagen geht die erste Zahlungserinnerung raus? Wenn diese Regeln stehen, lässt sich das Nachfassen sogar automatisieren.
Erst der Prozess, dann das Werkzeug
Wie immer gilt: Erst den Ablauf klären, dann die Software wählen. Ein durchdachter Auftragsprozess auf Papier ist mehr wert als das teuerste Tool auf einem chaotischen Ablauf. Sobald der Prozess steht, sorgt die richtige Software dafür, dass nichts mehr durchrutscht.
Wollen Sie Ihren Weg von der Anfrage bis zur Zahlung einmal sauber aufsetzen? Wir analysieren ihn im Business Consulting und automatisieren die Übergänge über Digital.
Marco Motyl
Gesellschafter bei D'Amato | Digital & Business Consulting. Schreibt über Digitalisierung, Prozesse und Software für kleine Betriebe. Kontakt aufnehmen.