Es gibt einen teuren Reflex: Ein Ablauf nervt, also kauft man Software dagegen. Manchmal hilft das. Oft aber wird ein schlecht durchdachter Prozess einfach digital — und damit schneller schlecht. Bevor Sie investieren, lohnt der nüchterne Blick auf den Ablauf selbst.
Was ein Engpass ist — und was nur Lärm
Ein Engpass ist die Stelle, die das Tempo des gesamten Ablaufs bestimmt. Alles davor staut sich, alles danach wartet. Lärm hingegen ist alles, was nervt, aber den Durchsatz nicht wirklich begrenzt.
Der Unterschied ist entscheidend: Wer am Lärm optimiert, fühlt sich produktiv, ändert aber nichts am Ergebnis. Wer den Engpass löst, beschleunigt den ganzen Betrieb.
Den Ablauf sichtbar machen
Die meisten Prozesse existieren nur im Kopf. Der erste Schritt ist, sie aufzuschreiben — bewusst grob:
- Was ist der Auslöser? (z. B. „Kundenanfrage kommt rein")
- Welche Schritte folgen, in welcher Reihenfolge?
- Wer macht jeden Schritt?
- Wo wird gewartet, übergeben oder etwas doppelt erfasst?
Schon dieses Aufschreiben deckt erstaunlich viel auf. Übergaben zwischen Personen und Wartezeiten sind fast immer die Stellen, an denen Zeit verloren geht — nicht die einzelnen Tätigkeiten selbst.
Erst weglassen, dann automatisieren
Die Reihenfolge der Verbesserung ist fast immer dieselbe:
- Weglassen — Schritte streichen, die niemandem nützen (Doppelfreigaben, Berichte, die keiner liest).
- Vereinfachen — verbliebene Schritte verschlanken, Vorlagen standardisieren.
- Automatisieren — was übrig bleibt und regelmäßig anfällt, der Software übergeben.
Wer in dieser Reihenfolge vorgeht, automatisiert am Ende nur das, was wirklich nötig ist — und kauft keine Software für Schritte, die er besser ganz gestrichen hätte.
Engpässe wandern
Ein wichtiger Punkt: Wenn Sie einen Engpass lösen, taucht der nächste auf. Das ist kein Scheitern, sondern der Normalfall. Prozessoptimierung ist deshalb keine einmalige Aktion, sondern eine wiederkehrende Routine — am besten ein fester Termin alle paar Monate, an dem Sie den aktuell größten Engpass suchen.
Woran Sie Erfolg messen
Optimierung ohne Messgröße ist Bauchgefühl. Sinnvolle, einfache Kennzahlen sind etwa:
- Durchlaufzeit: Wie lange von Auslöser bis Ergebnis (z. B. Anfrage bis Angebot)?
- Liegezeit: Wie lange wartet ein Vorgang, ohne dass jemand daran arbeitet?
- Nacharbeit: Wie oft muss etwas korrigiert oder doppelt gemacht werden?
Sie müssen das nicht aufwendig erfassen. Schon eine grobe Schätzung vorher und nachher zeigt, ob die Änderung etwas gebracht hat.
Wenn Sie den Ablauf gemeinsam mit jemandem von außen durchleuchten wollen, ist das der Kern unseres Business Consulting. Und wenn sich am Ende ein Schritt sinnvoll automatisieren lässt, übernimmt das die Digital-Säule.
Marco Motyl
Gesellschafter bei D'Amato | Digital & Business Consulting. Schreibt über Digitalisierung, Prozesse und Software für kleine Betriebe. Kontakt aufnehmen.